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Konferenz-Manager sind Trend-Scouts und Netzwerker zugleich
Fragt man Ellen Bendin, Senior Konferenz-Managerin für die Themenbereiche Produktion/Instandhaltung und Projektmanagement beim Management Circle nach der kniffligsten Herausforderung in ihrem Berufsleben, antwortet die 34jährige: "Ein Referent, der für ein Seminar am Montag verpflichtet war, erkrankte am Freitagnachmittag und kam ins Krankenhaus. Ich stand vor der Aufgabe, innerhalb kürzester Zeit auf gleichem Niveau hochwertigen Ersatz zu finden". Am Seminartag war Ellen Bendin selbst vor Ort, um die Teilnehmer auf die neue Situation einzustimmen und ihnen Rede und Antwort zu stehen. "Eine derartige Situation erfordert gute Nerven, Professionalität, klares Denken und Einfühlungsvermögen bei den Gesprächen mit den Teilnehmern."
Als Networker und Trend-Scout zugleich könnte man in wenigen Worten das Berufsprofil eines Konferenz-Managers bezeichnen. Bevor er oder sie entscheidet, ob und in welchem Format ein Thema für eine Konferenz in Frage kommt, führt er Gespräche mit Experten aus der Wirtschaft und führenden Köpfen aus der Wissenschaft. Konferenz-Manager leisten vor allem konzeptionelle Arbeit. Sie recherchieren Themen, erstellen das Konzept für die geplante Veranstaltung in Absprache mit den Experten und stimmen die verschieden Referenten inhaltlich aufeinander ab. Nicht zuletzt sind sie für die erfolgreiche Durchführung der Veranstaltung verantwortlich, bei der sie von den Abteilungen Marketing und Organisation unterstützt werden. Kollegen aus diesen Ressorts übernehmen die Vermarktung der Veranstaltungen durch Direkt-Mailing und Marketing Aktionen. Der Wettbewerb auf dem Konferenz- und Kongreßmarkt ist groß und hart umkämpft. Zu den renommiertesten Anbietern zählen neben Management Circle und dem F.A.Z. Institut auch die IIR Deutschland und die Euroforum Deutschland GmbH.
"Das gute Gespür für wichtige Themen, die branchenübergreifend den Weiterbildungsbedarf in den Unternehmen abdecken, begründen eine erfolgreiche Konferenz, weiß Sünne Eichler Mitglied der Geschäftsleitung von Management Circle. Ihr Unternehmen beschäftigt derzeit 35 Konferenz-Manager, die in einem Team von insgesamt 200 Mitarbeitern das Herzstück des Unternehmens bilden. Innovativ, kommunikationsstark, kundenorientiert und unternehmerisch denkend sollte ein Konferenz-Manager sein, wünscht sich Eichler. Immerhin ist er für die Formulierung der Veranstaltungsinhalte, die Strukturierung inhaltlicher Schwerpunkte aber auch für die Definition der Zielgruppen
und den Ausbau eines Netzwerks von Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft sowie die Akquisition von Top-Referenten inklusive Honorarverhandlungen, Themen und Terminabsprachen zuständig. Auch die Betreuung der Veranstaltungen vor Ort gehört zum Aufgabengebiet.
Wer all diese Anforderungen unter einen Hut bringen kann, eigenverantwortlich handelt und sich dazu noch auf die Gestaltung der Programme unter Marketingaspekten versteht, hat einen Job mit Abwechslungsreichtum ergattert. Grundvoraussetzung für eine solche Aufgabe ist ein abgeschlossenes Studium - BWL wird immer gern gesehen, aber auch andere Fachbereiche sind willkommen.
In einem Training-on-the-job werden neue Konferenz-Manager in die Themenrecherche, Konzeption, Verhandlungsführung, Texterstellung, Kommunikations- und Präsentationstechniken eingeführt und lernen das Unternehmen von der Pike auf kennen. "Konferenz-Manager bei Management Circle sind hoch qualifizierte Experten, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Märkte und Unternehmen kennen lernen und Profis in der inhaltlichen Konzeption hochwertiger Weiterbildungsformate sind", beschreibt Sünne Eichler das Berufsprofil. In der Regel bleibt ein Konferenz-Manager drei bis vier Jahre im Unternehmen. Er hat die Möglichkeit zum Senior-Konferenzmanager aufzusteigen und später zum Bereichsleiter. Aber auch interessante Fachkarrieren sind möglich. Etwa beim Aufbau von internen Akademien oder bei der Leitung von Großprojekten wie Kongreßmessen. Auch das "überreden" von Berühmtheiten will beherrscht werden. "Es ist eine Herausforderung, einen Referenten, der zunächst wenig Interesse zeigt, durch intensive Gespräche doch noch als Vortragenden zu gewinnen", bescheinigt Ellen Bendin.
Das Anfangsgehalt eines Konferenz-Managers liegt bei 40 000 Euro. Die Arbeitszeit umfaßt 40 Stunden pro Woche plus Abendveranstaltungen während der Konferenz. "Mit dem Ohr am Markt, einem gut ausgebauten Netzwerk und systematischer Vorgehensweise bei der Recherche kann ein Konferenz-Manager aber gut laufende Themen finden und mit seiner Erfolgsbeteiligung sein Grundgehalt deutlich erhöhen", weiß Thomas Schöppler, Bereichsleiter beim Management Circle. "Und die Abendempfänge können auch sehr nett sein und bedeuten nicht nur Arbeit", sagt Schöppler.
Von Anke-Sophie Meyer
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