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Wie organisiert man einen Ball? Und wer wird eingeladen? Eine Aufgabe für Menschen mit viel Feingefühl
Die Haare eher raffiniert hochgesteckt oder doch lieber "très naturel", offen und wallend? Make-up vom Visagisten oder pinselt man bescheiden selbst? Und überhaupt, nichts hat man anzuziehen! Der ganze Tag ist genau geplant, um am Abend strahlend über das Tanzparkett zu schweben. Der Besuch eines Balles oder einer Veranstaltung in der "Gesellschaft" bedarf auch bei Routiniers einiger Vorbereitung. Und das gilt nicht nur für die Gäste - die Organisatoren solcher Veranstaltungen geben dem Wort "Vorbereitung" mitunter einen ganz neuen Sinn. An den "Medientreffs" von Manfred Schmidt, der für Unternehmen Veranstaltungen mit hochkarätigster Gästeliste aus den Bereichen Politik, Wirtschaft, Sport, Kultur und Medien organisiert, ist dies beispielhaft zu sehen.
Zunächst muss ein Termin festgelegt werden, was allein schon einiger Überlegungen bedarf. Ist zu der Zeit eine sitzungsfreie Woche des Parlaments in Berlin? Sind die Politiker also alle da oder unterwegs? Welche anderen Veranstaltungen sind angesetzt, mit denen man sich überkreuzen könnte? Parallel dazu sucht ein anderer bereits den passenden Veranstaltungsort. Witzige, seriöse, flippige oder elegante Räumlichkeiten sollte ein Organisator kennen, neue immer wieder entdecken. Bei der Auswahl sind viele Details zu bedenken: Welcher Strom ist vorhanden? Muss umgebaut werden? Wie berechne ich das Catering? Dieses "operative" Geschäft ist ein vielseitiges, das auch in der Ausbildung zum Veranstaltungs-Kaufmann gelehrt wird.
Kontakte pflegen und neue knüpfen
Doch darauf allein kommt es nicht an. Die Einladung der Gäste ist das zweite, höchst sensible Thema bei der Organisation eines "Events". Es ist eine Kunst, die Gäste bei einer Veranstaltung zusammenzubringen. Gäste, die sich untereinander kennen, aber auch neue Gesichter vorstellen, bestehende Kontakte pflegen und neue knüpfen können. Die richtige Mischung ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Organisators. Wer kann mit wem? Wer ist zur Zeit nicht gut zu sprechen auf wen? "Ich muss immer auf dem Laufenden sein, und zwar in jedem Bereich, im politischen Geschehen ebenso wie im Boulevard", sagt Conny Blicke, rechte Hand von Manfred Schmidt.
Dieses "Gäste-Management" ist nur schwer erlernbar. Hier spielt die eigene soziale Kompetenz die wichtigste Rolle. Ein Veranstaltungs-Organisator braucht beste Verbindungen, mischt sich selbst auch immer wieder auf den verschiedensten Feiern unter die Gäste, pflegt die Kontakte und sucht neue. Auch muss er Nachwuchstalente im Auge behalten - sie können morgen an der Spitze stehen. Doch gibt es bei den Einladungen auch eine Reihe von Absagen. Nach etwa einer Woche lässt sich eine erste Tendenz ablesen. Kommen die Absagen aus einem Bereich, zum Beispiel aus der Wirtschaft, gilt es, weitere Gäste aus diesem Bereich einzuladen. Conny Blicke: "Mir fällt immer wieder auf, dass bei vielen jungen Menschen Durchhaltevermögen fehlt, denn zu der Arbeit gehören auch Einladungen schreiben oder Telefon- und Internetrecherche." Der Job bietet eben nicht nur Glanz und Glamour, sondern verlangt auch harte Arbeit. Und zwar häufig genug für mehrere Veranstaltungen gleichzeitig.
Das passiert allerdings nicht immer. Manche Veranstaltung gilt als Höhepunkt des Jahres. Mit den Worten von Doris Bahn vom Organisationsteam des Bundespresseballs: "Ich arbeite 364 Tage im Jahr für diesen einen Abend." Gemeinsam mit Alfred J. Gertler und Lars Flemming hält sie die Fäden für die perfekte Vorbereitung des großen Abends in der Hand. Übersicht und Organisationstalent sind gefragt. Dabei haben weder Gertler, Bahn noch Flemming "Ballorganisation" erlernt. Und das haben sie mit den meisten Organisatoren großer Veranstaltungen gemein. Flemming zum Beispiel studierte BWL und ging nach dem Abschluss in die Tourismus-Branche. "Kongresse und Tagungen gehören auch dazu. Damit schnupperte ich schon in den Bereich hinein." Schließlich absolvierte er in Frankfurt am Main in einer Werbeagentur ein Praktikum und wechselte dann als freier Mitarbeiter in den Bereich "Event-Management". 2003 letztlich begann er im Büro des Bundespresseballs. "Eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich beispielsweise ist eine gute Grundlage, doch die Fähigkeit, in Stresssituationen Ruhe zu bewahren, sowie ein Händchen für Organisation und Kommunikation sollte man unbedingt mitbringen", so Flemming.
Kommunikationstalent
Das meint vor allem, dass man sich auf unterschiedliche Menschen einstellen kann. Smalltalk, ein eloquentes Gespräch, fröhliches Frozzeln ebenso wie die besten Umgangsformen sollte ein Veranstaltungsorganisator problemlos beherrschen.
Veranstaltungsorganisator? Ballorganisator? Wie nennt man den "Beruf" eigentlich? "Den richtigen Begriff habe ich noch nicht gefunden", sagt Conny Blicke. "Gästekünstler" wurde ihr Chef einmal genannt. Früher war er als Sozialarbeiter tätig, wechselte dann in die Musikpromotion und veranstaltete seine ersten Treffs in seiner Kölner Wohnung. Nach und nach erwuchs daraus seine heutige Tätigkeit, entwickelten sich Kontakte.
Auch Conny Blicke ist ein Seiteneinsteiger. Sie studierte Germanistik und Sport, brach das Studium jedoch ab, kam über ein Praktikum zur Pressearbeit beim Film, studierte in einem Abendlehrgang Kommunikationswirtschaft. "Und dann ging's immer weiter", sagt sie. Politik und Wirtschaft waren für sie nicht allzu vertraut, also musste sie viel lesen und lernen. Immerhin, ein geradliniger, glatt gebügelter Lebenslauf ist in diesem Job nicht erforderlich. Im Gegenteil. Conny Blicke: "Ich finde Bewerber spannend, die etwas erlebt haben, im Ausland waren, sich durchgeboxt haben. Menschen mit Persönlichkeit."
Ein Ball in Zahlen
Der "Grand bal européen de l'automobile", kurz der Ball des ADAC Berlin-Brandenburg, gilt als einer der größten Bälle in Deutschland. Rund 4000 Gäste kamen im Januar zum Tanzvergnügen nach Berlin. Und dieses Mal war einiges zu bewerkstelligen: Der Ball feierte sein 80. Jubiläum. Allerdings traf man sich nach 25 Jahren das erste Mal an einem neuen Veranstaltungsort, einem Hotel. Und dies hatte zudem erst kürzlich eröffnet. So achteten sowohl das Organisationsteam des ADAC als auch die Mannschaft des Hotels besonders auf die perfekte Vorbereitung. Die folgende Liste zeigt, welch logistische Meisterleistung das war:
- 20 000 Blüten
- rund vier Kilometer Kabel
- mehr als 100 Scheinwerfer
- 50 Mikrofone
- 470 helfende Hände,
- davon 53 Köche und
- 200 Kellner
- 110 Künstler und Musiker
- 500 Ballmenüs
- 2200 Flaschen Sekt
- 1900 Falschen Wein
- 3500 Flaschen Mineralwasser
- 2100 Gläser Bier
- 1400 Currywürste
- 1100 Austern
- 400 Hummer
- 700 Suppen
- 900 Buletten
Hocharbeiten
Der Dienstleistungsbereich rund um Veranstaltungen verschiedener Ausprägungen entwickelt sich laut Bundesinstitut für Berufsbildung seit einigen Jahren rasant.
Die perfekte Ausbildung für den Job des Veranstaltungs-Organisators gibt es nur bedingt. Am nächsten kommt ihm die dreijährige Ausbildung zum "Veranstaltungs-Kaufmann". In diesem Beruf arbeitet man in den unterschiedlichsten Bereichen, z. B. auch in Unternehmen mit eigener Veranstaltungs-Abteilung. An Akademien werden ebenfalls Aus- und Weiterbildungen in dem Bereich angeboten. Die Beobachtung von Lars Flemming vom Organisationsbüro des Bundespresseballs: "Nicht jedes Angebot ist seriös. Für einige Ausbildungen muss man viel Geld zahlen, der Nutzen ist jedoch vergleichsweise gering. Ich wäre vorsichtig."
Viele rutschen in den Beruf hinein - "learning by doing" - und arbeiten sich hoch. "Man kann sich seinen Platz suchen", sagt Conny Blicke von "Manfred Schmidt MS Medienmanagement" in Köln, "wer gute Kontakte hat und Erfahrung mitbringt, ist ein wertvoller Mitarbeiter."
Entsprechend ist die Verdienstspanne recht breit, von einem Einstiegsgehalt um 2.500 Euro brutto bis zum üppigen Managergehalt.
von Alexandra Bülow
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